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如何编制档案检索工具

2022-11-16 08:42:56 编辑:join 浏览量:616

如何编制档案检索工具

如何编制档案检索工具

第一节 档案检索工作的地位  一、检索工作在整个档案工作中的地位  1、检索是提供利用的先期工作  档案馆(室)为提供利用所作的直接的准备工作,具体解决每个案卷或每一份文件的查找,是通过检索来实现的。  2、检索是提高档案馆(室)工作水平的重要手段  3、检索形成了档案业务工作中一个独立的重要环节  二、编制档案检索工具的基本要求是  1、全,指信息存储丰富。  2、准,指检索准确。  3、快,指迅速。  4、便,指检索要方便 。  三、应当注意的问题:  要在重要的档案上下功夫,不要平均使用人力物力。  1、一般的可著录到案卷级,重要档案则可著录到文件级。  2、强调检索工具 按照一定的方法排列起来以供查找咨询。  三、排检方法  (一)分类法:以科学的分类为基础,结合档案的内容和特点,运用概念划分的方法,把性质相同的档案线索汇集在一起,分门别类地组成一个检索体系。  优点:同一个问题或同一个专业的档案线索汇集在一起,便于查找利用。  (二)按作者排检法:  现又称责任者  把同一个作者形成的文件线索集中在一起。  此法一般在机关档案室用得较多。  (三)按文号排检法:  即按照文号的先后顺序进行排列,一般有文号目录、文号对照表。在机关档案室此法也较受欢迎,而在档案馆却用得不多。但对一此历史文件或文号不全的文件档案进行文号排检则有困难。  (四)按字序排检法  编制人名、地名之类的检索工具,一般采用部首偏旁、四角号码、笔数、笔形与笔数结合使用这几种方法。  1、部首偏旁法:采用不多,因为它在排列上有相当难度,很多偏旁难以掌握。  2、笔数、笔形法:其困难在于繁,简字的问题。  3、四角号码法:全国的人名、地名卡片采用此法较多。但此法的普及面不广。  4、音序法:按汉语拼音顺序进行排列。多用于以作者、文件名称、地区为编制对象的检索工具。此法较简便,但对于年纪较大的人却有不便之处。  (五)按地序排检法  按照文件形成的地区排列。此法在历史档案和一些专业档案的检索工具中采用较多。如清代的奏折、地质档  案、农业档案等。  (六)主题法  按主题排检一般是编有主题词的检索工具采用的。严格来说,此法与第(四)种方法是一致的,是按主题词的字序进行排检。对于外文档案,一般是按外文字母进行排检。  目前在档案界,比较推崇的是分类法和主题法,两者各有优缺点。

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